El mal de la burocracia en el S.XXI

Ahora que estamos sumergidos en plena campaña de la renta 2016 a todos nos aborda la misma pregunta: ¿Realmente es necesaria tanta documentación? Por suerte, a los cajones de facturas, ingresos, pagarés etc. les ha sustituido para todo aquel que lo desee la posibilidad de confirmar un borrador en el que el propio Ministerio de Hacienda nos indica nuestra declaración acorde a los datos fiscales que maneja, de igual forma que en temas económicos como la solicitud de una ayuda económica surgen soluciones como los préstamos rápidos sin papeleos. Y es que en la era de la inmediatez, aún existen frenos a los que hay que dar salida como el mal burocrático: aquel por el que una gestión aparentemente sencilla, se vuelve un laberinto de datos y papeles.

Dónde reside el problema burocrático

Atendiendo a la definición que nos da la Wikipedia del término burocracia, nos debemos parar en el siguiente apartado para entender el problema: “la burocracia sirve como articulación de la simplificación. Se podría argumentar que por la burocracia es posible la división de trabajo promovida por el poder central, que a su vez busca dominar a los funcionarios”.

La clave está en “articulación de la simplificación”. Es decir, hacer que en un acto aparentemente sencillo como yo te ofrezco la información que necesitas para X concesión (ya sea una solicitud, una ayuda, un préstamo etc.) y tú me la apruebas, intervengan más agentes (en este caso funcionarios) para que haya un control más exhaustivo y por ello evitando por tanto que la resolución no se base en aleatoriedades.

Esta labor que puede parecer necesaria, hace que una decisión no esté en manos de una única persona, dependiendo por ello factores como la suma del tiempo disponible de cada agente interventor para que la resolución tarde más o menos o sean mayores los requerimientos iniciales en el proceso en el caso que se plantee una mínima duda.

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Imagen: periodistadigital.com

 

El funcionario como eje

Esta intervención de los agentes burocráticos produce la creación del afamado estigma de que el mal burocrático es culpa de los funcionarios. Esta afirmación resulta vaga debido a que éstos no son más que meros ejecutores de un sistema cerrado por el cual deben garantizar que todo el proceso se está llevando a cabo acorde a lo previsto. Un sistema que no prevé retrasos ni alternativas que en cambio se ven necesarias.

El funcionario en estos casos debería actuar como asesor, como elemento que nos facilite ir de un punto a otro del proceso sin tener que pasar por ello por retrasos, ensayos prueba-error (“no tengo este documento, ofreceré este como alternativa a ver qué pasa…”), sin hacer intervenir a más agentes en el proceso ni esperar que sea el solicitante quien resuelva mediante meras indicaciones todo el papeleo.

La digitalización como solución

La solución al problema burocrático parte de dos premisas: la función asesora más que observadora o vigilante que a día de hoy pueden dar a interpretar el funcionariado, y la digitalización de los procesos de manera que se puedan resolver de forma ágil a través de un ordenador conectado a internet.

¿En dónde reside el éxito de medidas como el borrador de la declaración o la concesión de préstamos rápidos de forma online? En la simplificación y asesoría precisamente tal como apuntamos como solución: en ambos procesos se ofrece directamente campos con claridad que el usuario debe rellenar sin que estos les ocasione dudas (cuánto ingresan al año, cuánto quieren solicitar de cantidad para el préstamo, plazos de devolución etc.) y ofreciendo finalmente el resultado de la operación con la misma claridad (si  la declaración le sale a pagar o a devolver, qué cantidad percibirían, cuánto dinero reciben del préstamo y cuánto pagan de intereses, fechas clave etc.).

En ambos casos pese a la claridad, si se presentara alguna duda existe una forma de contactar con un asesor que pueda ayudarnos por varias vías (telefónica, presencial, vía mail etc.) evitando en todo momento el odiado “vuelva usted mañana”.